PRIVACYVERKLARING

Koole Terminals B.V. (hierna: “Koole”, “ons/onze” of “wij”) is een onafhankelijk, internationaal, opslag- en transportbedrijf, dat onderdeel is van een groep ondernemingen met als moederbedrijf IIF Int’l Holding LP. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Daarom geven wij in deze privacyverklaring heldere en transparante informatie over de wijze waarop en met welk doel wij jouw persoonsgegevens verwerken. We wijzen je in deze verklaring ook op de rechten die jij hebt in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens, en hoe je deze rechten uit kunt oefenen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle in deze privacyverklaring genoemde verwerkingen van persoonsgegevens door Koole. Lees deze verklaring goed en met regelmaat door. Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacyverklaring kun je contact met ons opnemen middels de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen.

WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Koole is als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Wij spannen ons in om persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving van de landen waarin wij opereren, waaronder de AVG.

VERZAMELING EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR KOOLE

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten verwerken wij verschillende persoonsgegevens van (potentiële) klanten, leveranciers, websitebezoekers en/of bezoekers van onze locaties en/of kantoren (waaronder onze terminals). Wij verwerken ook persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten, maar voor meer informatie daarover verwijzen wij naar respectievelijk onze interne privacyverklaring voor medewerkers (zie Code of Conduct) en de privacyverklaring voor sollicitanten op de website https://www.werkenbijkoole.com/privacy-cookie-policy.

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens van klanten, leveranciers, websitebezoekers en bezoekers van onze locaties en/of kantoren (waaronder onze terminals)?

Van onze (potentiële) klanten en leveranciers verzamelen wij bijvoorbeeld gegevens door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en e-mail. Dat doen wij bijvoorbeeld wanneer je contact met ons opneemt, wij diensten voor je verrichten of wanneer jij diensten voor ons verricht. Ook wanneer je één van onze locaties en/of kantoren (waaronder onze terminals) bezoekt verwerken wij persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij de bezoekersregistratie of via cameratoezicht.

Wanneer je onze website www.koole.com bezoekt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken door gebruik te maken van cookies. Verdere toelichting m.b.t. cookies wordt verderop in deze privacyverklaring gegeven. Wanneer je inlogt op jouw account, op een van onze portals of wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, verwerken wij de persoonsgegevens die je op die manier aan ons verstrekt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou en waarom?

In onderstaande tabel is (niet-limitatief) per categorie persoonsgegevens aangegeven van wie wij deze verwerken, waarom we deze verwerken en op welke grondslag we die verwerking baseren.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, tenzij je hiervoor expliciete toestemming geeft. Wij zullen je niet verplichten om bepaalde persoonsgegevens aan te leveren en doen ons best niet meer persoonsgegevens te verwerken dan nodig voor voornoemde doeleinden. Wel zijn bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk voor het kunnen aanbieden van onze diensten. Als deze gegevens niet worden aangeleverd kunnen wij onze diensten niet aanbieden.

Wij beogen geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens te verwerken zoals ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

HOE LANG BEWAREN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Koole bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verkregen, tenzij wij deze op basis van een wettelijk voorschrift langer moeten bewaren.

WIE HEBBEN INZAGE IN JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Koole verleent soms toegang tot persoonlijke gegevens aan derden wanneer zij dat nodig acht. Dat zijn partners en zakelijke relaties (zoals IT-leveranciers en marketingbureaus) die wij opdracht hebben gegeven diensten te verrichten waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Deze derden, alsook werknemers van Koole, krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover Koole dit nodig acht. Wij kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen binnen onze groepsvennootschappen. Ingeval persoonsgegevens worden gedeeld, zullen wij waar dat wettelijke vereist is of anderszins noodzakelijk wordt geacht (verwerkers)overeenkomsten sluiten om jouw rechten te waarborgen. Werknemers van Koole zijn schriftelijk gebonden aan geheimhouding.

In beginsel worden jouw gegevens niet gedeeld met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit wel gebeurt, zorgen wij voor een behoorlijk niveau van bescherming van jouw persoonsgegevens. Dit doen wij bijvoorbeeld door de standaardcontracten van de Europese Commissie die daarvoor beschikbaar zijn gesteld te sluiten. Bovendien passen wij technische en organisatorische maatregelen toe om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt onder de waarborgen die de AVG vereist.

Koole behoudt zich het recht voor persoonsgegevens aan derden te verstrekken wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Koole dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendommen of veiligheid van Koole of haar werknemers te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

JOUW RECHTEN; GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN

In het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens heb je verschillende rechten. Deze rechten worden hieronder opgesomd, waarna wordt uitgelegd hoe je deze rechten uit kunt oefenen.

• Recht op informatie en inzage: je hebt het recht om een overzicht van de gegevens die wij van je verwerken op te vragen.
• Recht op wijziging of beperking: indien je gegevens zijn veranderd of anderszins onjuist zijn, heb je het recht jouw gegevens door ons te laten rectificeren. Ook kun je ons verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.
• Recht op overdracht: je hebt het recht Koole te vragen de gegevens die wij van je verwerken over te dragen aan een andere partij.
• Recht op wissen van gegevens: je hebt het recht om verwijdering van jouw gegevens te verzoeken.
• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen gebruik van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als je van mening bent dat het gebruik van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Recht op het intrekken van toestemming: indien Koole jouw gegevens verwerkt op basis van door jou gegeven toestemming, heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Let wel, je trekt jouw toestemming daarmee niet terug voor eerder op basis van jouw toestemming verwerkte persoonsgegevens.
• Recht op het indienen van een klacht: indien je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Koole kun je deze bij ons kenbaar maken. Indien je onverhoopt niet tevreden bent over de afwikkeling van de klacht of anderszins over de omgang met jouw persoonsgegevens door Koole, kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-on).

Wij zullen aan jouw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om niet aan jouw verzoek te voldoen, dat zwaarder weegt dan jouw (privacy)belang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen ook weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.

Hoe oefen ik mijn rechten uit?

Wanneer je (een van) de bovenstaande rechten uit wilt oefenen, kun je daarvoor contact opnemen met Koole via de contactgegevens die verderop in deze privacyverklaring worden gegeven.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek ook echt door jou als betrokkene is gedaan, vragen wij een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Wij verzoeken jou om daarbij jouw pasfoto, MRZ (machine readable zone: de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en BSN zwart te maken. Dat kan bijvoorbeeld met de mobiele applicatie KopieID van de overheid.

Wanneer wij jouw verzoek ontvangen hebben reageren wij zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op het verzoek. Indien wij aan jouw verzoek voldoen, informeren wij uiteraard ook andere partijen die betrokken zijn bij de verwerking (indien van toepassing).

WELKE COOKIES GEBRUIKEN WIJ?

De website van Koole gebruikt cookies. Een cookie is (deel van) een tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken op onze website de volgende cookies.

Functionele cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk om de diensten en functionaliteiten te kunnen leveren waar je om hebt gevraagd. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Analytische cookies
Deze cookies stellen ons in staat om bezoekersstatistieken bij te houden waardoor we een beter inzicht krijgen in het functioneren van onze website. Zo kunnen we zien hoeveel bezoekers er op onze website komen en krijgen we een beeld van hun surfgedrag. Wij maken hierbij gebruik van de webanalyse-service van Google genaamd ‘Google Analytics’. Lees voor meer informatie het privacybeleid van Google Analytics. Wil je niet dat jouw bezoekgedrag wordt bijgehouden door Google Analytics? Dan kun je een plug-in van Google downloaden die dit voorkomt. Deze plug-in is beschikbaar voor Microsoft Internet Explorer 11, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari en Opera. Deze instelling geldt dan voor alle websites die je bezoekt, dus niet alleen voor deze website. De plug-in is via de volgende link te installeren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=nl.

Tracking cookies
Met jouw toestemming plaatsen wij tracking cookies op je computer. Met deze cookies kunnen we jouw surfgedrag op onze website volgen en daaruit afleiden waar je interesses liggen. Met deze informatie kan de webcontent op jou worden afgestemd en een beoordeling worden gemaakt welke dienstverlening interessant voor je kan zijn. Wij plaatsen zelf tracking cookies op de website. Tijdens je eerste websitebezoek wordt gevraagd of je deze cookies wilt accepteren. Wanneer je de cookies niet accepteert, zullen we geen tracking cookies plaatsen.

Cookies weigeren
Je kunt zelf beslissen of je de cookies wilt accepteren of weigeren. Je kunt jouw browser zo instellen dat je op de hoogte gebracht wordt wanneer er cookies geplaatst worden. Daarnaast kun je het gebruik van cookies uitzetten in jouw browser. Ook kun je cookies die al zijn geplaatst verwijderen. Let erop dat je de instellingen apart voor elke browser en computer die je gebruikt moet aanpassen. Hoe je je instellingen kunt aanpassen, verschilt per browser. Je kunt ook informatie vinden onder het ‘help’ menu van jouw browser voor het instellen van jouw cookie- voorkeuren. Wees je ervan bewust dat als je geen cookies wilt, wij niet meer kunnen garanderen dat onze websites helemaal goed werken. Het kan zijn dat enkele functies van de sites verloren gaan of zelfs dat je bepaalde websites helemaal niet meer kunt zien, vanwege de functionaliteiten die cookies leveren.

HOE BEVEILIGEN WIJ JOUW GEGEVENS?

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Hiertoe gebruikt Koole meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls, wachtwoorden en fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen.

Mocht er, ondanks onze beveiligingsmaatregelen, toch een beveiligingsincident (zoals bijvoorbeeld een datalek) ontstaan die waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor jou, dan zullen wij je zo snel mogelijk informeren over het incident. Daarbij zullen wij dan ook informatie geven over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Wanneer je een beveiligingsincident ontdekt of wanneer je het vermoeden hebt dat er een beveiligingsincident heeft plaatsgevonden, verzoeken wij je om zo snel mogelijk contact op te nemen via de contactgegevens die in deze privacyverklaring worden verstrekt.

OVERIGE BEPALINGEN EN CONTACTGEGEVENS

Externe links

Onze website www.koole.com kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken van andere websites die gelinkt zijn naar of van onze website. Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer je een link gebruikt om van onze website naar een andere website te gaan. Jouw gedragingen op een website van een derde, waaronder de partijen die een link hebben op onze website, zijn onderworpen aan de eigen regels en beleid van die partijen. Wij zijn op geen enkele manier verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden je aan kennis te nemen van de privacyverklaring en andere relevante (juridische) informatie op deze websites.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Koole kan deze privacyverklaring te allen tijde wijzigen, al dan niet als gevolg van een wijziging in de privacywetgeving, waarbij de laatste versie van deze privacyverklaring telkens geldend is en eerdere versies ongeldig maakt. Wij adviseren dan ook om deze privacyverklaring met enige regelmaat door te nemen zodat je op de hoogte bent van de geldende versie.

Contactgegevens

Voor alle kwesties in relatie tot de bescherming en de omgang van jouw persoonsgegevens, waaronder tevens het uitoefenen van jouw rechten ter zake, kun je contact opnemen met:

Koole Terminals B.V.
Sluispolderweg 67
1505 HJ Zaandam

Tel: +31 75 681 28 12
www.koole.com
E-mail: info@koole.com